電話の伝言メモの書き方と取り次ぎの言い方｜不在時の例文と7項目の記入例

電話で名指しされた人が席にいないとき、どう伝えればよいか、何を聞いておけばよいかで迷うことはありませんか。相手の会社名や折り返し先が一つ抜けるだけで、伝言を受け取った人は、確認のために電話をかけ直すことになります。

取り次ぎで押さえることは二つです。社外の相手に社内の人のことを話すときは敬称を付けないこと、そして用件を決まった項目に沿って聞き取り、復唱してから切ることです。

結論：不在は敬称なしで伝え、7項目を聞き取って復唱する

• 社外の相手に社内の人のことを話すときは敬称を付けず、「◯◯は席を外しております」「部長の◯◯」と言います。
• 不在を伝えたら戻りの予定を添え、折り返すか伝言を預かるかを相手に選んでもらいます。
• 伝言メモは7項目（宛先・日時・相手・用件・折り返し・連絡先・受けた人）に沿って聞き取ると、漏れに気づけます。
• 電話を切る前に名前・番号・用件を復唱し、メモは口頭やチャットでも名指し人に届けます。

受けてから取り次ぐまでの言い方

電話に出てから名指し人につなぐまでの、場面ごとの言い方です。「◯◯」には会社名や名前を入れます。

取り次ぐときは保留にしてから、名指し人に「◯◯社の◯◯様から、◯◯の件でお電話です」と用件まで伝えます。保留が長くなりそうなときは、いったん電話に戻って相手に状況を伝えます。

「恐れ入りますが」のような前置きの選び方は、クッション言葉の一覧で場面別に確かめられます。

名指し人がいないときの言い方

不在を伝えるときは、名指し人の名前に「さん」や「部長」などを付けず、「おります」とへりくだった言い方にします。

伝えるのは、不在であることと戻りの予定までです。そのうえで、折り返しと伝言のどちらがよいかを相手に尋ねます。外出先や休みの理由のように、相手に必要のない社内の事情は話しません。

伝言メモは7項目で書く

伝言メモは、受けた人がその場にいなくても、名指し人が次に何をすればよいか分かるように書きます。項目を先に決めておくと、電話をしながら聞き漏らしに気づけます。

記入例折り返しが必要な伝言

用件は「何の件で、何をしてほしいか」まで書きます。「◯◯様からお電話がありました」だけでは、名指し人は用件を聞くために電話をかけ直すことになります。

記入例折り返しが不要な連絡

折り返しが要らない連絡でも、日時や数字が変わった知らせは、変更前と変更後の両方を書きます。名指し人が予定表を直すときに、どこを直せばよいかがすぐ分かります。

チャット外出中の名指し人に送る

名指し人が外出しているときは、同じ7項目を社内チャットやメールでも送っておくと、戻る前に内容を確かめてもらえます。

• 社内チャットで送る伝言

  ◯◯さん 電話の伝言です。 日時：◯月◯日（◯）◯時◯分 相手：◯◯社 ◯◯部 ◯◯様 用件：◯◯の件で、◯◯したいとのことです。 折り返し：要（◯時までに）／不要 連絡先：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ 受けた人：◯◯

聞き取りから切るまでの5ステップ

聞き取る順番を決めておくと、慌てずに7項目を埋められます。

1. 01

   相手の会社名と名前を書き取る

   名乗られたら、すぐにメモの「相手」の欄に書きます。聞き取れない字は片仮名で控え、あとで確かめます。

2. 02

   用件を「何の件で、何をしてほしいか」まで聞く

   「どのようなご用件でしょうか」と尋ね、「◯◯の件で、◯◯を確認したい」の形になるまで聞き取ります。

3. 03

   折り返しの要否と連絡先を聞く

   「念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか」と、名指し人が番号を知っていそうな相手でも聞いておきます。

4. 04

   数字と名前を区切って復唱する

   「復唱いたします。◯◯社の◯◯様、お電話番号は◯◯、ご用件は◯◯の件ですね」と読み上げます。

5. 05

   自分の名前を伝えて切る

   「私、◯◯が承りました。◯◯が戻りましたら申し伝えます」と伝え、相手が切ったのを確かめてから受話器を置きます。

読み上げ数字と名前の聞き違いを防ぐ

よくあるNGと言い換え

言い方の癖は、自分では気づきにくいものです。電話を切ったあとに、次の言い方をしていなかったかを振り返ります。

返事の言葉を選ぶときは、「了解しました」が失礼に見える理由と「承知しました」と「かしこまりました」の違いも参考になります。

なぜ社内の人に敬称を付けないのか

電話の相手から見ると、受けた人と名指し人は同じ会社の「内側」の人です。社外の相手と話すときは、上司であっても社内の人を立てず、相手を立てる言い方にします。

文化審議会の答申「敬語の指針」も、取引先の人に自社の部長のことを話す場面を取り上げています。名字だけで呼ぶか「部長の◯◯」と言う呼び方を示し、「◯◯部長」はこの場面にふさわしくないとしています。

同じ理由で、名指し人の動作には「いらっしゃる」などの尊敬語を使わず、「席を外しております」「申しております」のように言います。社内の人どうしで話すときは、ふだんどおり「◯◯部長」と呼んでかまいません。

伝言を渡したあとまでが取り次ぎ

伝言は、メモを置いたところでは終わりません。名指し人が戻ったら次のように届け、折り返しの約束が果たされるまで見届けます。

1. ①名指し人が席に戻ったら、メモを渡しながら「◯◯社の◯◯様から、◯◯の件でお電話がありました」と一声かける
2. ②名指し人が外出中なら、チャットやメールで同じ内容を送っておく
3. ③急ぎの用件なのに名指し人と連絡がつかないときは、上司や同じ担当の人に相談する
4. ④約束した折り返しの時刻が近づいても伝わっていなければ、もう一度知らせる
5. ⑤同じ相手からまた電話が来たら、前の伝言が届いているかを確かめてから応対する

よくある疑問

電話を切る前のチェックリスト

• 相手の会社名・部署・名前を控えた
• 分からない字は片仮名で控え、復唱で確かめた
• 用件を「何の件で、何をしてほしいか」まで書いた
• 折り返しの要否と希望の時間を聞いた
• 電話番号を区切って復唱した
• 社内の人に敬称を付けずに話した
• 自分の名前を伝えてから切った

まとめ

取り次ぎで迷いやすいのは、社内の人の呼び方と、何を聞き取るかの二点です。社外の相手には社内の人を立てずに不在を伝え、用件は7項目に沿って聞き取り、復唱してから切ります。

次に電話を受ける前に、7項目の枠を書いたメモ用紙を電話の横に置いておきましょう。項目が目に入ると、聞き忘れに電話中に気づきやすくなります。